ZARZĄDZANIE INFORMACJĄ W GRUPIE UŻYTKOWNIKÓW, PODSTAWY ZARZĄDZANIA PLIKAMI

 

  1. Przekazywanie zadań za pośrednictwem poczty elektronicznej.
  2. Wydajne zarządzanie korespondencją.
  3. Podstawy zarządzania plikami.
  4. Archiwizacja plików.

 

1. Przekazywanie zadań za pośrednictwem poczty elektronicznej.

 

Załóżmy, że chcemy przesłać zadanie między właścicielami dwóch adresów zgodnie z kierunkiem:

 

Zbigniew.Talaga@cku.poznan.pl -----> Buchting@webmedia.pl

 

 Rozpoczynamy od wyboru ikony Zadania i wypełnienia odpowiednich pól. Następnie wybieramy ikonę Wyślij.

 

Zadanie zostanie przekazane do skrzynki nadawczej, nastepnie można je wysłać za pośrednictwem serwera pocztowego Exchange do sieci Internet.

Tak będzie wyglądał odbiór informacji w skrzynce odbiorczej właściciela adresu Buchting@webmedia.pl:

 

Po otwarciu wiadomości właściciel odebranej przesyłki będzie miał możliwość odrzucenia zadania bądź jego przyjęcia. Jeśli zdecyduje się na przyjęcie zadania, zostanie ono wprowadzone do listy zadań.

Kolejnym etapem rozwoju programów ułatwiających zarządzanie informacją może być administrowanie uprawnieniami użytkowników. Oznacza to możliwość wglądu do części twoich danych, na przykład kalendarza, przez osobę pełniącą rolę zwierzchnika.

Istnieje wiele dedykowanych programów wspomagających proces zarządzania, uwzględniających konkretne czynniki, od których zależy sprawność funkcjonowania firm.

Stosunkowo mała popularność programów wspomagających zarządzanie informacją wynika z konieczności właściwej ich konfiguracji, umożliwiającej korzystanie z poczty elektronicznej.

 

 

2. Wydajne zarządzanie korespondencją.

 Zapraszamy osobę, której adres mamy w swojej książce adresowej, na spotkanie w określonym dniu. Wybieramy termin spotkania w kalendarzu i z poziomu menu kontekstowego Nowe wezwanie na spotkanie. Wiemy już, jakie są możliwości określenia warunków spotkania. Planujemy je na dwie godziny i klikamy w przycisk Wyślij.

W obu prezentowanych przykładach wyszliśmy od rodzaju zadania. Nic nie stoi na przeszkodzie, by wysłać pocztę bez dodatkowych zapisów. Przechodzimy do Skrzynki odbiorczej i wysyłamy dowolną korespondencję.

Prezentowane przykłady ułatwiają automatyczną obróbkę informacji. Co więcej, jeżeli odbiorca będzie korzystał z tego samego programu do zarządzania informacją, jest otwarta droga do lepszego ich wykorzystania.

 

3. Podstawy zarządzania plikami.

Wskazówki dotyczące utrzymaniu w porządku plików na dysku twardym:

 

4. Archiwizacja plików.

Archiwizacja plików to problem trudniejszy, niż mogłoby się wydawać. Przede wszystkim jego skala zależy od oceny ważności

zasobów informacyjnych. Należy pamiętać, że przetwarzanie wielu danych objęte jest regulacjami prawnymi w randze ustaw,

choćby Ustawą o ochronie danych osobowych. Oczywiste wydaje się ustalanie specjalnych procedur archiwizacji plików,

zwłaszcza w instytucjach finansowych. Ochrona danych jest często podstawowym problemem i, co ważne, wiąże się z bardzo

wysokimi kosztami.

Kilka ważnych wskazówek, które naprawdę warto wziąć pod uwagę:

 

 

powrót na początek strony